급여제공기록지 작성법 — 6종 서식 전부, 유형별로 정리

법이 요구하는 것은 네 가지입니다

급여제공기록지를 '평가 때 보여줄 서류'로만 생각하면 절반만 아는 것입니다. 법령이 요구하는 의무는 네 가지이고, 각각 다른 조문에 흩어져 있습니다.

특히 ③은 조문을 그대로 읽어 둘 만합니다.

장기요양기관의 장은 장기요양급여 제공에 관한 자료를 기록ㆍ관리하여야 하며, 장기요양기관의 장 및 그 종사자는 장기요양급여 제공에 관한 자료를 거짓으로 작성하여서는 아니 된다.

— 노인장기요양보험법 제35조 제4항

의무의 주체가 기관장만이 아니라 종사자까지 포함된다는 점이 중요합니다.

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내 기관은 어떤 서식을 쓰나 — 6종 일람

급여 유형마다 서식이 다르고, 개정 시점도 제각각입니다. 오래된 양식을 계속 돌려쓰는 기관이 많으니 아래 개정일을 기준으로 한 번 점검해 보세요.

가정방문급여 3종(방문요양·방문목욕·방문간호)은 2025년 12월 12일에 개정됐습니다. 이 세 유형을 제공하는 기관은 반드시 최신본으로 교체하세요. 나머지 3종은 종전 서식이 그대로 유효합니다.

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유형별 기재 항목

방문요양 (별지 제12호서식)

• 일정관리 — 총시간, 시작시간, 종료시간
• 서비스 제공 — 신체활동지원(개인위생, 몸 씻기, 식사 도움, 체위변경, 이동 도움, 화장실이용하기) / 인지활동지원(인지자극활동, 일상생활 함께하기) / 인지관리지원(인지행동변화 관리) / 정서지원(의사소통 도움, 말벗·격려) / 가사 및 일상생활지원
• 변화상태 — 신체기능·식사기능·인지기능을 각각 ①호전 ②유지 ③악화로 √표, 배변변화는 대변·소변 실수 횟수
• 특이사항, 서명(장기요양요원 + 수급자 또는 보호자)

인지활동형 방문요양을 제공하면 인지활동지원란에 급여제공시간을 적고, 특이사항란에 프로그램 운영내용을 자세히 적어야 합니다(유의사항 3).

방문목욕 (별지 제13호서식)

• 차량 — 차량 이용 시 차량번호와 '차량 내 목욕 / 가정 내 목욕' 구분, 차량 미이용 시 제공장소(가정 내 이동식 욕조 / 장기요양기관 / 대중목욕탕)
• 제공 방법 — 전신 입욕 / 침상 / 목욕의자
• 상태 확인 — 목욕 전(배뇨·배변, 욕창, 얼굴색·피부색) / 목욕 후(얼굴색·피부색, 몸단장, 주변정리)
• 특이사항, 서명

방문목욕은 목욕 전후 상태 확인이 서식에 명시된 유일한 유형입니다. 체크만 하고 넘어가기 쉽지만, 욕창을 가장 먼저 발견할 수 있는 자리입니다.

방문간호 (별지 제14호서식)

• 방문간호지시서 — 의료기관 명칭, 발급일, 유효기간, 의사면허번호, 주당 방문횟수
• 기본 — 혈압, 맥박, 체온
• 건강관리(분) — 관절오그라듦 예방 / 투약관리 / 기초건강관리 / 인지훈련
• 간호관리(분) — 욕창관리 / 영양관리 / 통증관리 / 배설관리 / 당뇨발관리 / 호흡기간호 / 투석간호 / 구강간호
• 특이사항, 확인 서명

건강관리·간호관리의 급여제공시간은 각 세부항목 시간을 합산해서 적습니다(유의사항 2).

주·야간보호 (별지 제15호서식)

• 이동서비스 제공여부와 차량번호
• 신체활동지원 — 세면·구강청결 등 도움, 목욕(소요시간·방법), 식사(종류·섭취량), 화장실 이용하기(횟수), 이동도움
• 인지관리 및 의사소통, 건강 및 간호관리, 기능회복훈련 — 영역별로 특이사항과 작성자 서명이 각각 따로
• 신체·인지기능 향상 프로그램은 제공한 프로그램명을 기록(유의사항 5)
• 화장실 이용하기는 급여제공시간 동안의 소변·대변 총 횟수, 기저귀 사용 시에는 교환 횟수(유의사항 4)

시설급여·단기보호 (별지 제16호서식)

앞쪽 상단에 수급자 상태 체크란이 따로 있는 것이 특징입니다.

• 와상 / 준와상 / 자립
• 치매 · 중풍 · 고혈압 · 당뇨 · 관절염 · 기타
• 기관지절개관 · 틀니(부분/전체) · 비위관(L-tube) · 고정소변배출관(유치도뇨관)
• 방광루 · 요루 · 장루 · 기저귀
• 욕창(부위) 및 욕창방지 보조도구

이하 신체활동지원 / 인지관리 및 의사소통 / 건강 및 간호관리 / 기능회복훈련 네 영역에 각각 특이사항란과 작성자 서명란이 붙습니다. 항목별 서비스를 제공한 종사자가 자기 영역에 서명합니다(유의사항 9).

복지용구 (별지 제16호의2서식)

다른 5종과 성격이 아예 다릅니다. 품목별 급여비 내역을 적는 정산 성격의 서식입니다.

• 구입 / 대여 구분
• 품목명, 제품명, 복지용구표준코드(바코드 라벨의 제품코드·제조번호 포함), 급여비용, 판매일 또는 대여기간
• 급여비 내역 — 총액 / 본인부담금 / 공단부담액
• 확인자 서명, 수급자와의 관계, 확인일시와 확인방법(방문/유선)

기록 시점이 따로 정해져 있습니다. 구입제품은 제공할 때, 대여제품은 최초 제공할 때와 매월 기록합니다. 의료기관 입원, 시설 입소, 복지용구 점검 사항은 특이사항에 적습니다.

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특이사항란 — 서식마다 요구하는 게 다릅니다

가장 많이 지적받는 칸이면서, 서식마다 요구가 다르다는 걸 모르고 쓰는 칸이기도 합니다. 유의사항 원문을 그대로 옮깁니다.

관통하는 구조는 하나입니다. 관찰한 사실 + 그에 대한 조치. 다만 방문간호는 여기에 가족 상담·교육 내용까지 명시적으로 요구한다는 점이 다릅니다.

다섯 서식 모두 "여백 부족 시 별지 사용 가능"을 명시하고 있습니다. 현장에서 쓰는 상태변화기록지가 바로 이 별지입니다. → 상태변화기록지 작성법

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수급자에게 건네는 주기

기재만으로 끝나지 않습니다. 시행규칙 제18조가 수급자 제공을 의무로 두고, 주기는 고시가 정합니다.

— 고시 제7조 제2항. 구체적인 제공 방법은 공단 이사장이 정합니다(같은 조 제3항).

태그를 찍어 전송하는 기관은 제공 주기가 주 1회에서 월 1회로 완화된다는 점을 놓치기 쉽습니다.

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5년 보존 — 기록지만이 아닙니다

시행규칙 제27조 제4항은 급여제공기록지를 포함해 다섯 가지 자료를 문서 또는 전자문서로 기록·관리하고, 장기요양급여가 종료된 날부터 5년간 보존하도록 정합니다.

1. 장기요양 급여계약에 관한 서류
2. 장기요양급여비용 청구서 및 청구명세서
3. 장기요양급여제공기록지 등 급여비용 산정에 필요한 서류 및 이를 증명하는 서류
4. 방문간호지시서
5. 장기요양급여비용 명세서 부본 (본인부담금수납대장을 작성·보존하는 경우 이를 갈음)

기산점이 '작성일'이 아니라 '급여가 종료된 날'이라는 점을 주의하세요.

폐업·휴업·지정 비갱신 시에는 보존기간 중인 자료를 공단에 이관해야 합니다. 청구서·청구명세서(2호)는 제외하고, 폐업일·휴업일까지 또는 지정 유효기간 만료일까지 별지 제36호서식 신청서와 이관 목록표·분실 및 훼손 목록표를 함께 제출합니다. 직접 보관하려면 휴업 예정일 전까지 자체보관 신청서를 내고 공단의 허가를 받아야 합니다(시행규칙 제28조의2).

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부실·거짓 기재가 환수로 이어지는 구조

'기록지가 부실하면 환수된다'는 말이 도는데, 정확히는 두 단계를 거칩니다.

1단계 — 기록은 급여비용 산정의 증명 서류입니다. 시행규칙 제27조 제4항 제3호가 급여제공기록지를 "급여비용의 산정에 필요한 서류 및 이를 증명하는 서류"로 규정합니다. 기록이 없거나 사실과 다르면, 그 시간에 급여를 제공했다는 증명이 사라집니다.

2단계 — 증명되지 않은 청구는 부당이득 징수 대상입니다.

공단은 … 거짓이나 그 밖의 부정한 방법으로 재가 및 시설 급여비용을 청구하여 이를 지급받은 경우 … 그 장기요양급여비용에 상당하는 금액을 징수한다.

— 노인장기요양보험법 제43조 제1항 제4호

3단계 — 행정처분이 따로 붙습니다. 같은 사유(거짓이나 그 밖의 부정한 방법으로 재가 및 시설 급여비용을 청구한 경우)는 법 제37조 제1항 제4호에 해당해, 시장·군수·구청장이 지정을 취소하거나 6개월의 범위에서 업무정지를 명할 수 있습니다. 하나의 거짓 기재가 환수와 행정처분 양쪽으로 갈 수 있다는 뜻입니다.

다만 단순 기재 누락과 거짓 작성은 다릅니다. 제43조가 요구하는 것은 '거짓이나 그 밖의 부정한 방법'입니다. 누락은 보완하면 되지만, 제공하지 않은 급여를 제공한 것처럼 적는 순간 성격이 달라집니다.

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자주 놓치는 것

• 옛 서식 사용 — 가정방문급여 3종은 2025년 12월 개정본이 최신입니다.
• 작성자 서명 누락 — 시설급여·주야간보호 서식은 영역별로 작성자 서명란이 따로 있습니다. 그 영역의 서비스를 제공한 종사자가 서명해야 합니다.
• 수급자 서명 불가 시 사유 미기재 — 심신장애나 보호자 부재로 서명받지 못하면 장기요양요원이 그 사유를 서명란에 적습니다. 빈칸으로 두면 안 됩니다.
• 제공 주기 미이행 — 기재는 했는데 수급자에게 안 건네면 시행규칙 제18조를 지키지 않은 것입니다.
• 보존 기산점 착각 — 5년은 작성일이 아니라 급여 종료일부터입니다.
• 복지용구 대여 월 기록 누락 — 대여제품은 최초 제공 시와 매월 기록해야 합니다.
• 방문간호 시간 합산 오류 — 건강관리·간호관리 시간은 세부항목 시간의 합입니다.

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